Справка о заработной плате — для чего необходима сотруднику и как составить организации

Справка 2-НДФЛ рассказывает об источниках дохода работника, зарплате и удержанных налогах. Каждый источник дохода или налоговый вычет имеет собственный код. Эти коды утверждены Приказом ФНС РФ от 10.09.2015 №ММВ-7-11/387@ . В конце 2016 года налоговая служба изменила список кодов (Приказ от 22.11.2016 № ММВ-7-11/633@). С 2018 года налоговая вносит еще несколько изменений в коды НДФЛ: четыре кода доходов и один код вычета. Мы расскажем в статье, какие коды нужно применять в справке 2-НДФЛ 2016в 2018 году.

Коды доходов, которые облагаются НДФЛ всегда

Код дохода 2000 - это заработная плата, включая надбавки (за вредные и опасные работы, за труд в ночное время или совмещение).

Код дохода 2002 - премия за производственные и подобные результаты, которые предусмотрены трудовыми договорами и нормами закона.

Код дохода 2003 - премия из средств чистой прибыли компании, целевых поступлений или средств специального назначения.

Код дохода 2010 - доходы по гражданско-правовым договорам, исключая авторские договоры.

Код дохода 2012 - отпускные.

Код дохода 2300 - больничное пособие. Оно облагается НДФЛ, поэтому сумму вносят в справку. При этом декретные и детские пособия подоходным налогом не облагаются, и в справке их указывать не нужно.

Код дохода 2610 - обозначает материальную выгоду работника по займам.

Код дохода 2001 - это вознаграждение членам совета директоров.

Код дохода 1400 - доход физлица от сдачи в аренду собственности (если это не транспорт, средства связи или компьютерные сети).

Код дохода 2400 - доход физлица от сдачи в аренду транспорта, средств связи или компьютерных сетей.

Код дохода 2013 - компенсация за отпуск, которым не успел воспользоваться работник.

Код дохода 2014 - выходное пособие.

Код дохода 2611 - прощенный долг, списанный с баланса.

Код дохода 3021 - проценты с облигаций российских компаний.

Код дохода 1010 - перечисление дивидендов.

Код дохода 4800 - “универсальный” код для иных доходов сотрудника, которым не назначены специальные коды. Например, суточные сверх необлагаемого налогом лимита или доплата больничных.

Коды доходов, которые облагаются НДФЛ при превышении лимита

Код дохода 2720 - денежные подарки работнику. Если сумма превышает 4000 рублей, то с превышения взимается налог. В справке сумму подарка показывают с кодом дохода 2720 и одновременно с кодом вычета 503 .

Код дохода 2760 - материальная помощь сотруднику или бывшему работнику, который вышел на пенсию. Если сумма помощи превышает 4000 рублей, то с превышения взимается налог. В справке сумму матпомощи показывают с кодом дохода 2760 и одновременно кодом вычета 503 .

Код дохода 2762 - единовременная выплата в связи с рождением ребенка. Если сумма превышает 50 000 на каждого ребенка, но на обоих родителей, то с суммы превышения взимается налог. В справке эту сумму показывают с кодом дохода 2762 и кодом вычета 504 .

О кодировании детских вычетов с 2017 года мы рассказывали .

Формируйте справку 2-НДФЛ автоматически в онлайн-сервисе Контур.Бухгалтерия. Здесь вы можете вести учет, начислять зарплату и сдавать отчетность. Первый месяц работы бесплатен для всех новых пользователей.

Любой работник может столкнуться с необходимостью оформить и предъявить справку о зарплате. Этим документом можно официально подтвердить свои доходы, с такой необходимостью мы сталкиваемся постоянно.

Кто требует информацию об официальных доходах

Например, при получении какой-то суммы, как кредит от банка; при расчёте пенсии, она предоставляется в пенсионный фонд; так же необходима такая справка, при оформлении каких-либо пособий или соц. помощи; для получения виз; при устройстве на новую работу; такие справки иногда нужно предъявлять при поступлении на контрактной основе в учебные заведения и т.д.

Поскольку, каждая организация, для которой подготавливают такой документ-подтверждение, преследует свои цели требуя её, то и условия, и информация в ней может несколько отличаться, но один пункт будет обязателен – доход служащего за определённый период.

Каким образом справка заполняется

Справка о зарплате может быть предоставлена, только по письменному заявлению, составленному сотрудником. Она обязательно заверяется, поскольку это документ официальный. То есть, готовят его в бухгалтерии, после чего глав. бухгалтер ставит личную подпись, которая подтверждает, что эти предъявляемые сведения верны. Лично подписать её должен и руководитель компании. Кроме того, неотъемлемым атрибутом станет и печать предприятия (это круглая печать). Чтобы подготовить справку, отведено не больше, чем три дня с момента подачи заявления.

В зависимости от того, куда она должна быть предъявлена, её выдают за определённый период: этот срок может составить три месяца, может полгода или год и т.д. Так же от требований организации, куда нужно предоставить документ, отражающий доход сотрудника, зависит и форма её заполнения.

Хотя, в основном, заполняется она по стандартному образцу, по форме, которая утверждена законом: . Это тот самый документ, который необходимо предоставлять в налоговую ежегодно. Именно он является основанием для расчёта в дальнейшем различных обязательных выплат. То есть, эта справка в любом случае составляется ежегодно, но может быть составлена и по заявлению сотрудника. Основным отличием станет срок, за который её готовят.

Форма справки о заработной плате

Несмотря на то, что единого образца заполнения подтверждающей доходы справки нет, она, как правило, должна содержать такую информацию:

Название предприятия, на котором работает сотрудник и, следовательно, который предоставляет эту информацию (готовит справку).
Информацию о предприятии: адрес, по которому оно находится и номера телефонов, по которым, в случае необходимости, данные можно уточнить.
Идентификационный код, под которым работает предприятие.
Номер, под которым справка выдана и дата её выдачи.
Информацию о самом сотруднике. Его ФИО и должность, которую он занимает.
Сведения о суммах, разбитые по месяцам, а так же цифру общего дохода за требуемый период времени.
Подписи глав. бухгалтера и руководителя предприятия.
Печать (круглая) предприятия.
Возможно, организации, которая затребовала справку о заработной плате, нужны иные сведения. Они так же предоставляются, если их разглашения не являются нарушением закона.

Разумеется, при подготовке этого документа необходимо быть крайне внимательным и подходить к его подготовке ответственно. Данные, отображённые в данной справке должны быть верными и полностью совпадать с данными, представленными в любом другом документе. Предоставление неправдивой информации, прямое, наказуемое нарушение закона. То есть, перед распечаткой подготовивший её обязательно должен проверить так называемые контрольные строки, иначе, в случае выявления ошибки документ необходимо полностью переделать.

Нельзя допускать и исправлений в таком документе. Если они были обнаружены, справку нужно переделать полностью. Подписи нужно проставлять ручкой синего цвета и не закрывать их сверху печатями. Печать ставим обязательно в нижнем левом углу. Обратите внимание и на то, как указана дата. Формат, в котором она ставиться: ДД. ММ. ГГ. Тот, кем готовиться справка о зарплате не должен забывать о подобных мелочах, из-за которых работа будет проделана впустую.

Образец справки о заработной плате 2-НДФЛ

Вспомним важные нормы.

Датой получения дохода в виде зарплаты считается последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). Выплатил ее работодатель или нет, не важно. Поэтому в разделе 3 справки нужно показать всю начисленную работнику годовую зарплату по месяцам. Удерживать НДФЛ нужно при выплате дохода работнику (п. 4 ст. 226 НК РФ). Но если зарплата не выплачена, то налог с нее не удержан.

Обратите внимание

Как заполнить справку 2-НДФЛ, если нет денег на зарплату, зависит от того, будет ли долг по зарплате погашен на дату представления справки 2-НДФЛ в налоговую инспекцию, или нет. Ведь состояние расчетов с работником по налогу отражается в справке 2-НДФЛ именно на эту дату.

Если долг погашен

Если долг не погашен

Если же на дату подачи справок 2-НДФЛ в инспекцию задолженность по зарплате не погашена, то в разделе 5 справки следует показать:

• общую сумму дохода, полученную работником в налоговом периоде;
• налоговую базу;
• сумму налога исчисленную, в том числе с начисленной, но не выплаченной зарплаты;
• сумму налога удержанную – это сумма налога с выплаченной зарплаты. Этот показатель будет меньше, чем Сумма налога исчисленная;
• сумму налога перечисленную – она будет такая же, как Сумма налога удержанная;
• разницу между суммами исчисленного и удержанного налогов. То есть сумму не удержанного НДФЛ с не выплаченной следует показать по строке Сумма налога, не удержанная налоговым агентом.

Когда зарплата будет выплачена (в периоде после установленного срока сдачи справок 2-НДФЛ), налог нужно удержать и представить в инспекцию корректирующие справки за прошлый год. У них будут те же номера, что у первоначальных, но с новой датой. В них суммы НДФЛ (исчисленная, удержанная, перечисленная) будут уже одинаковыми.

Справка о заработной плате является документом, который отражает информацию о доходах человека. Её могут запросить не только в государственных структурах, но и в частных. Например, при оформлении кредита в банке или иной финансовой организации. На основании данной бумаги определяется кредитоспособность потенциального заёмщика и принимается решение.

Тем, кто имеет небогатый опыт в этом вопросе, может несколько запутаться во всех нюансах этого дела. Цель данной статьи – помочь сориентироваться всех заинтересованных лиц в процедуре выдачи и получения этого документа.

Чем различаются справка о заработной плате и справка 2-НДФЛ?

Некоторые считают, что справка о средней зарплате и справка 2-НДФЛ – одно и то же. Но это не так. Нужно понимать их отличие друг от друга.

Справка о среднемесячной заработной плате содержит данные о размере дохода за определённый срок, должность человека и место работы. Этот документ составляется в свободной форме в зависимости от ситуации. Но в любом случае должна отображать следующую информацию:

1. Название организации.
2. Фамилию, имя, отчество и должность человека, сведения о котором отражены в документе.
3. Дату выдачи и номер справки.
4. Контактные данные предприятия и его идентификационный код.
5. Подписи лиц, ответственных за этот вопрос.
6. Печать организации.
7. Данные о ежемесячной заработной плате и общая сумма дохода.
8. Другие сведения по необходимости.

Справка 2-НДФЛ – строго унифицированный документ. Форма этой справки была разработана и утверждена Федеральной налоговой службой РФ. Она предоставляет полные сведения не только о доходах работника, но и об уплаченных им налогах за требуемый период времени. Справка 2-НДФЛ должна содержать такие сведения, как:

1. ФИО, дату рождения и паспортные данные работника.
2. Идентификационный номер налогоплательщика того, кому выдаётся справка.
3. Полная информация о налогах.
4. Исчисленный и уплаченный НДФЛ.

Форма справки о зарплате заверяется печатью организации и подписью главного бухгалтера. Вся информация, которая отображена в выданном документе, дублируется в базе данных Инспекции Федеральной налоговой службы по месту проживания. Поэтому достоверность сведений не вызывает сомнений. Она пользуется популярностью как универсальная справка о зарплате. Говоря простыми словами, их отличие заключается в следующем: справка 2-НДФЛ содержит помимо информации о заработной плате ещё информацию и о налоговых вычетах.

В каких случаях может потребоваться справка или 2-НДФЛ?

Чаще всего справка о размере заработной плате требуется в следующих ситуациях:

• в пенсионный фонд для расчёта и назначения пенсии;
• в посольство, если человек хочет получить визу;
• в банковские организации с целью получения ипотеки, кредита, ссуды;
• в центр занятости населения для постановки на учёт и расчёта пособия по безработице;
• в иные организации в случае необходимости (налоговая служба, оформление опеки, устройство на новую работу и другие ситуации, где нужно подтвердить свой доход и финансовое положение );
• в департамент социальной защиты для оформления пособия либо надбавки;
• в иные организации в случае необходимости (налоговая служба, оформление опеки, устройство на новую работу и другие ситуации, где нужно подтвердить свой доход и финансовое положение).

Подробный разбор учреждений, в которых необходим документ

При рассмотрении заявки на выдачу кредита, банки часто просят предоставить сведения о доходах потенциального заёмщика. В этом случае в справке должны отображаться следующие сведения:

1. Реквизиты организации, выдавшей документ.
2. Информация о сотруднике: место регистрации, паспортные данные.
3. Сведения о зарплате за последние 6 месяцев.
4. Сумма НДФЛ.

Желаете осуществить оформление выхода участника из ООО? .

Образец доверенности на право подписи

Но иногда, для сбора полной информации о заёмщике, банк требует предоставить и справку по форме 2-НДФЛ. Подавая документы в представительство другого государства для получения визы, нужно иметь справку , подтверждающую доход. В ней должны быть указаны:

• стаж работы;
• должность;
• размер дохода.

Строгих требований к оформлению не предъявляется. Но в любом случае там должна быть указана информация о выдавшей её организации (наименование, реквизиты и т.п.).

В центр занятости

Иногда бывшие работники подают запрос в организацию на выдачу справки о средней заработной плате за последние три месяца. Тем, кто обращается в службу занятости для постановки на учёт, проф. подготовки, переподготовки или повышения профессиональной квалификации, нужно иметь такой документ. На основании сведений, указанных в справке, производится расчёт размера пособия по безработице и иных социальных выплат.

Определённого образца справки о средней зарплате не существует. Перед составлением документа лучше уточнить форму и содержание в службе занятости по месту жительства.

Как получить?

Для того, чтобы получить справку о зарплате, нужно подать письменное заявление лицу, ответственному за этот вопрос. В большинстве случаев это входит в обязанности отдела кадров. В течение трёх рабочих дней работодатель должен бесплатно оформить и выдать документ сотруднику. Справка о зарплате может несколько различаться в зависимости от того, с какой целью она требуется. Данные могут быть указаны за 3, 6 месяцев, год или более продолжительный отрезок времени.

В настоящее время не для всех документов, которые популярны у работников, работодателей, во всех других сферах деятельности, разработаны специальные бланки для оформления. Поэтому иногда просьба сотрудника оформить ему нестандартную справку ставит работодателя в тупик. Унифицированной справки о зарплате не существует. Строгому оформлению подвергается только документ по форме 2-НДФЛ.

Если на предприятии имеется утверждённый фирменный бланк, то все справки составляются на этой бумаге. В иных случаях можно воспользоваться обычным листом бумаги формата А4. Но в этом случае в левом верхнем углу обязательно должен присутствовать штамп со всеми необходимыми реквизитами организации, подпись главного бухгалтера и директора предприятия, мокрая печать компании. Также должны присутствовать данные об ИНН и юридическом адресе организации.

Справка о сумме заработной платы содержит сведения, которые являются конфиденциальной информацией. Эти данные охраняются Законом «О персональных данных». Поэтому на руки такой документ можно получить, только написав письменное заявление на имя руководителя компании. Ответственное за это лицо должно отобразить факт выдачи в специальном журнале и взять у сотрудника расписку о получении. На справке нужно отметить исходящий номер, который должен соответствовать порядковому номеру в журнале, а также дату, когда справка была выдана.

Но нужно не забывать о том, что справка о зарплате должна быть подлинная и отображать только достоверные сведения, так как все предоставленные данные легко проверяются.

О каких моментах следует помнить, составляя справку о зарплате говорит специалист в видео. Приглашаем ознакомиться.